Kayıt Bilgileri Ve Yönerge Komite Ve Topluluklar Etkinlikler Yazılar ve Görüşmeler Duyurular Yayın Kurulu Ana Sayfa Dergiler
Ocak '06 sayı:5

Kayıt Bilgileri Ve Yönerge

TOPLULUK ETKİNLİKLERİ İÇİN İSTENEN BİLGİLER

2005-2006 Eğitim-Öğretim yılında faaliyette olan Topluluğunuz üyesi öğrencilerinin etkinliklerinde dikkat edilmesi gereken prosedürler ve Rektörlük Makamına iletilmek üzere yine Rektörlüğümüzün isteği doğrultusunda aşağıda sunulan bilgiler istenilmektedir.

Bilgilerinizi ve istenilen bilgilerin ivedi olarak Kültür İşleri Müdürlüğüne ulaştırılması konusunda yardımlarınızı saygılarımla arz-rica ederim.

Her Yıl Yenilenmesi Gereken Topluluk Bilgileri:

Topluluk üyesi öğrencilerinizin listesi ve üye kayıt formları (öğrenci adı-soyadı, okul no, bölüm şeklinde),
2005-2006 Eğitim-Öğretim yılında topluluğunuz tarafından yapılması planlanan faaliyet dökümü,
Toplulukların yıl içerisinde yapacakları etkinlikleri gerçekleştirirken gerekli koordinasyonun sağlanması için (İzin Alınması, Salon Tahsisi, Duyuru v.b.) Akademik Danışman imzalı faaliyet dilekçesinin 15 gün öncesinden Sağlık, Kültür ve Spor Dairesi Başkanlığı Kültür İşleri Müdürlüğüne iletilmesi gerekmektedir.
Kültür Merkezi Salonlarında yapılacak olan etkinliklerde Sorumlu Akademik Danışmanın Etkinlik Sorumlusu olarak hazır bulunması,
Topluluk Akademik Danışmanının 2005-2006 Eğitim-Öğretim yılında danışmanlık görevine devamına dair dilekçesi,

Topluluğun Tüzük Bilgileri, Yürütme Kurulu Listesi

HACETTEPE ÜNİVERSİTESİ SAĞLIK KÜLTÜR ve SPOR DAİRESİ BAŞKANLIĞI ÖĞRENCİ TOPLULUKLARI KURULUŞ ve İŞLEYİŞ YÖNERGESİ

Amaç:

Madde l - Bu Yönergenin amacı, Hacettepe Üniversitesinde kayıtlı bulunan öğrencilerin oluşturdukları ve oluşturacakları toplulukların kuruluş, işleyiş ve mali desteğine ilişkin çalışma esaslarını düzenlemektir.

Madde 2 - Hacettepe Üniversitesi, öğrencilerin sosyal, kültürel ve akademik gelişmelerini desteklemek amacıyla, öğrenci topluluklarının kurulmasını ve çalışmalarını üniversite yaşamının bir parçası olarak görmektedir. Bu tür etkinlikler ile öğrencilerin üniversite yaşamlarının kalitesi arttırılmaya çalışılmakta ve kendisine güvenen sorumlu bireyler yetiştirilmesi amaçlanmaktadır.

Madde 3 - Öğrenci topluluklarının kurulması ve öğrencilerin bu topluluklarda görev alarak bilgi, yetenek ve ilgileri ölçüsünde kişisel potansiyellerini geliştirmeleri ve içinde bulundukları gruba ve öğrenim gördükleri Üniversiteye katkıda bulunmaları hedeflenmektedir.

Bir eğitim-öğretim kurumu olarak Hacettepe Üniversitesinin kurumsal amaç ve hedeflerine ulaşmasında ve öğrenci topluluklarının çalışmalarında aşağıdaki ilkeler hedef alınmıştır.

a) Öğrenci topluluklarının, yapılan etkinliğe bağlı olarak Üniversite olanaklarına eşit düzeyde ulaşmalarının sağlanması,

b) Üniversite tarafından desteklenen program ve etkinliklerin, öğrencilerin gelişim ihtiyaçlarına uygun olmasının ve öğrencilerin farklı ihtiyaçlarını karşılayabilmesinin gözetilmesi,

c) Öğrenciler arasındaki farklılıklara saygı duyulması,

d) Öğrencilerin, öğrenci toplulukları, bölümler ve sivil toplum örgütleri ile işbirliğinde bulunmalarının desteklenmesi,

e) Öğrencilerin, yetenek ve becerilerini ortaya çıkarıp kendilerini kanıtlamalarına fırsat veren bir ortam yaratılması,

f) Öğrencilerin kendi eğitim ve öğretim amaçlarına ulaşmalarının mümkün kılınması ve bunun için fırsatlar oluşturulması,

g) Üniversitenin her biriminde entelektüel ve eğitsel bir atmosfer oluşturulması ve bunun sürdürülmesi,

h) Üniversite öğrencilerinin sağlık hizmetlerinden yararlanmalarını, can ve mal güvenliği ile kişisel haklarını kullanmalarının sağlanması; Üniversitenin kendi bütünlüğünün ve güvenliğinin korunması, Yükseköğretim Kurumları Öğrenci Disiplin Yönetmeliği ve diğer ilgili yasa ve yönetmeliklerle öğrencilerin kişisel gelişiminin, olgunluğunun ve sorumluluğunun vurgulanması.

Öğrenci Topluluklarının Organizasyonu:

Madde 4 - Öğrenci toplulukları ve bu topluluklarda üstlenilen görevler, öğrenciler için liderlik vasıflarını, kişiler arası sosyal ilişkilerini ve karar verme becerilerini geliştiren önemli fırsatlar sağlar. Hacettepe Üniversitesi, öğrenci topluluklarının akademik yaşam ve öğrencilerin kampus hayatındaki yerinin bilincinde olarak yürürlükte bulunan yasa, yönetmelik ve kurallara uygun olarak öğrencilerin mevcut topluluklarda görev almalarını veya yeni öğrenci toplulukları oluşturmalarını desteklemektedir. Hacettepe Üniversitesinde bulunan öğrenci toplulukları amaçlarına göre aşağıdaki gibi gruplanır.

a) Spor,

b) Kültür,

c) Sosyal İlgi ve Hizmetler,

d) Gönüllü Hizmetler,

e) Akademik/Bölüm İlişkileri,

f) Doğa,

g) Uluslararası Faaliyetler,

h) Sanat.

Madde 5 - Sağlık, Kültür ve Spor Dairesi Başkanlığı, öğrencilerin sosyal, kültürel, psikolojik danışma ve rehberlik ile spor ihtiyaçlarını karşılayan bir hizmet birimi ve aynı zamanda eğitim ve öğretimin desteklenmesi amacıyla bu alanda uygulama ve araştırmaların yapıldığı bir uygulama dairesidir. Bu dairede yürütülen başlıca hizmetler şunlardır.

a) Sağlık Hizmetleri,

b) Psikolojik Danışma ve Rehberlik Hizmetleri,

c) Sosyal Hizmetler,

d) Kültürel Hizmetler,

e) Spor Hizmetleri,

f) Barınma ve Beslenme Hizmetleri.

Madde 6 – Öğrenci topluluklarının işleyişinden sorumlu olan birim Sağlık, Kültür ve Spor

Dairesi Başkanlığı'na bağlı Kültür İşleri Müdürlüğü'dür.

Öğrenci Etkinlikleri Komisyonu:

Madde 7 - Öğrenci Etkinlikleri Komisyonu, öğrenci topluluklarının kurulması, işleyişi ve mali kaynak sağlanmasından sorumlu bir komisyondur. Bu Komisyon Rektör tarafından görevlendirilen bir Rektör Yardımcısı veya danışman öğretim üyesi, Sağlık, Kültür ve Spor Dairesi Başkanı, Kültür İşleri Müdürü, Öğrenci Temsilciler Konseyi Başkanı, Muhasip Üye, iki öğrenci topluluğu başkanı ve iki akademik danışman olmak üzere 9 üyeden oluşur. Komisyonun sekreterya hizmetlerini Kültür İşleri Müdürlüğü yürütür.

Madde 8 – Öğrenci Etkinlikleri Komisyonu, Üniversite Sağlık, Kültür ve Spor Dairesi Başkanlığı bütçesinden öğrenci etkinlikleri için ayrılan payın, kaydını yenilemiş olan öğrenci topluluklarının amaçlarını gerçekleştirmeyi hedefleyerek düzenleyecekleri etkinliklerde kullanılmasını sağlar. Komisyon, öğrenci topluluklarının mali destek taleplerini belirlemiş olduğu ölçütlere göre değerlendirerek karara bağlar. Öğrenci topluluklarının talepleri, bu desteğin en etkin bir biçimde ve en çok ihtiyaç duyan topluluklar arasında adil olarak dağıtımı hedeflenerek komisyon tarafından belirlenmiş olan öncelik ilkelerine göre karşılanır.

Tüzük:

Madde 9 - Her öğrenci topluluğunun kendi amaç ve işleyişlerini açık bir şekilde tanımlayan bir tüzüğü hazırlanmalıdır. Bu tüzükte aşağıda belirtilen hususların bulunması zorunludur.

a) Topluluğun adı ve adresi,

b) Topluluğun amacı ve bu amacın gerçekleştirilmesiyle ilgili başlıca faaliyet alanları ve çalışma şekli,

c) Topluluk kurucularının ad ve soyadları, kayıtlı oldukları yükseköğretim kurumları, öğrenci numarası ve ikametgah adresleri,

d) Topluluğa üye olma, üyelikten çıkma ve çıkarılma koşulları,

e) Topluluk yönetim kurulunun başkanı ve üyeleri ile muhasip üyenin seçimi, görev ve yetkileri, Yönetim Kurulu asil ve yedek üye sayısı, toplanma, karar alma usul ve şekilleri,

f) Yıllık üyelik aidatı,

g) Tüzüğün ne şekilde değiştirileceği.

Öğrenci Topluluğunun Kuruluşu:

Madde 10 - Öğrenci topluluğu kurulması amacıyla bir araya gelen kurucu üyelerin, tüzüklerini de eklemek suretiyle imzalamış oldukları başvuru dilekçesini Kültür İşleri Müdürlüğüne vermeleri gerekmektedir. Topluluk tüzüğünün "Öğrenci Etkinlikler Komisyonu" tarafından incelenmesi sonucunda koşulları uygun görüldüğü takdirde topluluğun kurulmasına izin verilir.

Komisyonun incelemesinde değerlendirmeye esas alınan koşullar öğrenci topluluklarının tamamı için geçerlidir.

Topluluk Adı:

Madde 11 - Öğrenci topluluğunun adı, amacını yansıtacak nitelikte olmalıdır. Aynı isimde iki ayrı öğrenci topluluğu kurulamaz. "Hacettepe" veya "Hacettepe Üniversitesi" topluluk adının bir kısmı olabilir. Ancak bu durum, Hacettepe Üniversitesinin topluluğun yaptığı etkinliklere bağlı olarak yasal ve mali bir yükümlülük alması anlamına gelmez. Hacettepe Üniversitesi, öğrenci topluluğunun ödenmemiş borçları, kontratları veya diğer bağlantılarından sorumlu tutulamaz.

Haberleşme Adresi:

Madde 12 - Her öğrenci topluluğu, haberleşme için Üniversite içinde adres, telefon ve elektronik posta adresini sağlayarak, Kültür İşleri Müdürlüğüne bildirir. Üniversite yönetiminin topluluk ile ilgili haberleşmeleri bu adres aracılığı ile yapılır.

Topluluk Başkanı ve Yönetim Kurulu:

Madde 13 - Topluluğun başkanı, yönetim kurulu üyeleri ve muhasip üyenin Hacettepe Üniversitesi öğrencisi ve en az 2.00 genel not ortalamasına sahip olmaları ve disiplin cezası almamış olmaları gerekmektedir. Topluluğun başkan, muhasip üye ve diğer yönetim kurulu üyelerinin seçilmelerini takiben 15 gün içinde kimlik bilgileri ve haberleşme adresleri Kültür İşleri Müdürlüğüne bildirilir.

Topluluk Akademik Danışmanı:

Madde 14 - Her öğrenci topluluğunun en az bir akademik danışmanı olmalıdır. Akademik danışman, Rektör tarafından disiplin cezası almamış Hacettepe Üniversitesi öğretim üyeleri arasından görevlendirilir. Danışman; Üniversite nezdinde, yürürlükte bulunan yasalar ve yönetmelikler çerçevesinde öğrenci topluluğundan sorumlu kişidir.

Madde 15 - Topluluk akademik danışmanı, topluluk başkanı, yönetim kurulu üyeleri veya muhasip üyenin seçim, istifa veya bu sıfat ve statülerinin sona ermesini gerektiren bir başka nedenle ayrılması durumunda. Kültür İşleri Müdürlüğüne bilgi verilerek "Topluluk Yöneticisi veya Topluluk Akademik Danışmanı Değişim Formu" doldurulmalıdır.

Öğrenci Topluluğunun Takip ve İşleyişi:

Madde 16 - Öğrenci toplulukları her güz dönemi basında, en geç üç hafta içinde kayıt yenileyerek demokratik işleyişlerini koruyabilir, amaçlı ve planlı hareket etmeyi özendirerek Üniversite imkanlarından yararlanabilir ve Üniversiteden maddi destek sağlayabilirler. Kaydını yenilemeyen topluluklar etkinliklerinde Üniversite olanaklarından yararlanamazlar ve maddi destek alamazlar. Güz döneminde kaydını yenilemeyen topluluklar, bahar döneminde yenileyebilirler. Bir birini takip eden iki dönemde kaydını yenilemeyen topluluklar askıya alınır ve üst üste üç dönem etkinlikte bulunamazlar.

Madde 17 - Güz dönemi başında kaydını yenilemiş veya yeni kayıt yaptırmış olan bir öğrenci topluluğu, kaydını yenilemeyen bir topluluk ile işbirliği halinde hareket ederek Üniversiteden aldığı mali desteği ve Üniversite kaynaklarını ortak olarak kullanamaz.

Madde 18 – Öğrenci topluluğunun, Üniversitenin fiziksel ve mali kaynakları, hizmetleri ve programlarından yararlanabilmesi için, kayıt sırasında belirttiği topluluk ismini kullanması zorunludur.

Bütçe ve Etkinlik Planı :

Madde 19 - Her öğrenci topluluğu, yapmayı planladığı etkinlikler için bir etkinlik planı ve buna ilişkin bir bütçe hazırlayarak güz döneminin ilk üç haftası içinde Kültür İşler Müdürlüğü'ne vermelidir.

Etkinlik Raporu :

Madde 20 – Her öğrenci topluluğu, son bir yılda gerçekleştirdiği etkinlikleri ve bu etkinlikleri düzenlerken karşılaştığı kolaylaştırıcı ve güçleştirici unsurları belirten bir rapor hazırlayarak bu raporu en geç bahar dönemi genel sınavları bitiminden sonraki iki hafta içinde Kültür İşleri Müdürlüğü'ne vermelidir. Sağlık, Kültür ve Spor Dairesi Başkanı tarafından her güz dönemi başında Üniversite Senatosuna bu raporların tamamı hakkında bilgilendirmede bulunulur.

Madde 21 - Öğrenci toplulukları aracılığı ile yapılan etkinliklerde "Yükseköğretim Kurumları Öğrenci Disiplin Yönetmeliği"nin ihlali durumunda, sorumlular hakkında soruşturma açılarak fiilin nitelik ve ağırlığına göre haklarında ilgili disiplin hükümlerinin gerektirdiği ceza uygulanır.

Herhangi bir nedenle sürekli kapatılmasına karar verilen bir topluluk, başka bir isimle tekrar kurulamaz. Kapatılan topluluğun başkan ve yönetim kurulu üyeleri, yeni kurulan öğrenci topluluklarında yönetici olamazlar. Kapatılan topluluğun üyeleri topluca bir başka öğrenci topluluğuna üye olarak o topluluğun ismi altında etkinlikte bulunamazlar.

Öğrenci Topluluğuna Yeni Üye Kazandırma:

Madde 22 - Öğrenci toplulukları, kampus içerisinde yıl boyu süren etkinliklerden yararlanarak, öğrenci toplulukları tanıtım festivali, bahar festivali, gazete, dergi reklamları, el ilanları aracılığı ile tanıtım ve reklamlarını yapabilir ve üye sayılarını arttırabilirler.

Topluluk Etkinlikleri ve Toplantıları:

Madde 23 - Öğrenci toplulukları, amaçlarına uygun konser, gösteri, fotoğraf ve film gösterimi, panel ve konferans düzenleme, festival ve fuarlarda yer alma, sportif etkinliklerde bulunma şeklinde Üniversite yaşamına katkı sağlarlar.

Öğrenci topluluklarının her türlü aktivitelerinde akademik danışmanın onayının alınması zorunludur.

Üniversite Yönetiminin Onayı Gerektiren Etkinlikler:

Madde 24 - Öğrenci topluluklarının aşağıda sıralanan etkinlik ve programlarında akademik danışman tarafından etkinlik tarihinden en az 15 gün önce Kültür İşleri Müdürlüğüne yazılı olarak başvurularak izin alınması gerekir.

a) Konserler,

b) Üniversite mekanlarının kullanımı,

c) Film ve tiyatro gösterimi,

d) Yiyecek hazırlama ve satışı,

e) Dışarıda şenlik ve şenlik ateşi yakmak,

f) Mali kaynak oluşturucu etkinlikler,

g) Yürüyüşler,

h) Gösteri ve tanıtım toplantıları,

i) Ses ve müzik sistemlerinin kullanımı,

j) Faaliyet afişlerini asmak ve stand (tanıtım masası) açmak.

Öğrenci Topluluklarının Yararlanabileceği Üniversite Hizmetleri:

Madde 25 - Öğrenci toplulukları etkinliklerinde, akademik danışman tarafından etkinlik tarihinden en az 15 gün önce Kültür İşleri Müdürlüğüne yapılan yazılı başvurularına izin verilmesi ve yararlanılmak istenilen hizmetin/hizmetlerin başvuru formunda belirtilmiş olması koşuluyla, aşağıda sıralanan Üniversite hizmetlerinden, hizmetin ve etkinliklerin niteliğine bağlı olarak ücret karşılığı veya ücretsiz olarak yararlanabilirler.

a) Görsel, işitsel araç ve gereç kullanımı,

b) Yiyecek ve içecek servisi,

c) Portatif sahne kurulması,

d) Ses sistemi,

e) Masa ve sandalyeler,

f) Üniversite ulaşım araçlarının kullanımı,

g) Üniversite mekanlarının kullanımı.

Topluluk Etkinliklerinin Duyurulması ve Tanıtımı:

Madde 26 - Öğrenci toplulukları, etkinliklerinin duyurulması ve tanıtımında, aşağıda sıralanan Üniversite birimlerinden yararlanabilirler; bu birimlerde bulunan yetkililerden danışmanlık hizmeti alabilirler.

a) Kültür İşleri Müdürlüğü,

b) Basım Yayım İşliği,

c) Halkla İlişkiler Müdürlüğü,

d) Bilgi İşlem Merkezi,

e) Haberleşme Müdürlüğü,

f) Duyuru Alanları,

g) Bilgi Tabloları.

h) Gazete, dergi ve haber mektupları,

i) Radyo İstasyonu (Radyo Hacettepe FM 87.7)

Üniversite Mekanlarının Kullanımı:

Madde 27 - Öğrenci toplulukları izin verilen etkinliklerinin gerçekleştirilmesinde, aşağıda sıralanan Üniversite mekanlarından ücretli veya ücretsiz olarak yararlanabilirler.

a) Kampus içinde bez afiş asılması ve stand kurarak tanıtım yapma,

b) Merkez ve Beytepe Kampusu anıtsal alanları ve dinlenme alanları,

c) Merkez Kampus Kongre Merkezi Salonları,

d) Amphitheater,

e) Merkez Kampusta bulunan amfi ve sınıflar,

f) Beytepe Kampusunda bulunan amfi ve sınıflar,

g) Çamlıdere Piknik Alanı,

h) Elmadağ Kayak Evi,

i) Bartın - İnkum Hidro Biyoloji Araştırma ve Uygulama Merkezi tesisleri.

Öğrenci Topluluklarının Mali Kaynakları:

Madde 28 - Hacettepe Üniversite öğrenci topluluklarının amaç ve işleyişi mali kaynağa ihtiyaç duyulan etkinlikler düzenlemeyi hedeflemese de, toplulukların seçmiş oldukları bazı program, etkinlik ve hizmetlerin gerçekleştirilmesinde ihtiyaç duyabilecekleri mali desteği temelde dört kaynaktan sağlayabilirler.

1- Üyelerden alınabilecek aidatlar,

2- Sponsorluk,

3- Bağış toplama etkinlikleri,

4- Öğrenci Etkinlikleri Komisyonu aracılığı ile Sağlık, Kültür ve Spor Dairesi Başkanlığı bütçesinden öğrenci etkinlikleri için ayrılacak kaynak.

Aidatlar:

Madde 29 - Öğrenci toplulukları tüzüklerinde yer verilmiş olması koşulu ile etkinlikleri için üyelerinden üyelik ücreti ve aidat alabilirler. Aidat olarak toplanan gelir, Hacettepe Üniversitesi Sağlık, Kültür ve Spor Dairesi Başkanlığı bütçesi nezdinde topluluk adına açılacak hesaba alınır. Aidatlarını ödeyen her üyeye bir alındı belgesi verilir ve alındı belgeleri ile hesapların kaydı, topluluk muhasibi tarafından tutulmalıdır.

Sponsorluk:

Madde 30 - Öğrenci toplulukları, etkinliklerine mali kaynak sağlayabilmek amacıyla çeşitli özel ve devlet kamu kurum ve kuruluşlarından sponsorluk desteği alabilirler. Sponsorluk hizmeti almadan önce yapılacak işbirliğinin ve sağlanacak desteğin mahiyeti hakkında Sağlık, Kültür ve Spor Dairesi Başkanlığı, Kültür İşleri Müdürlüğüne bilgi vermelidir. Üniversite yönetiminden onay alındığı takdirde etkinlik hazırlıklarına başlanmalıdır. Sponsorluk alınacak kuruluşların yaptıkları etkinlikler ve tanıtım çalışmaları yasa ve yönetmeliklere uygun olmalıdır. Sponsorluk anlaşması Hacettepe Üniversitesini yasal ve mali sorumluluğa sokucu nitelikte olamaz. Alkol ve tütün ürünleri üreten ve pazarlayan şirketlerin sponsorluk önerileri kabul edilemez. Sponsor kuruluşlardan alınan mali destek Sağlık, Kültür ve Spor Dairesi Başkanlığı bütçesi nezdinde topluluk adına açılacak hesaba yatırılarak takibi yapılır.

Mali Kaynak Oluşturucu Etkinlik Düzenleme:

Madde 31 - Akademik yıl başında kayıtlarını yenilemiş veya yeni kayıt yaptırmış öğrenci topluluklarının belli bir amacı gerçekleştirmek için düzemeyebilecekleri gelir getirici etkinlikler aşağıda belirtilmiştir. Öğrenciler bu etkinliklerinde Üniversitenin bina ve diğer imkanlarından yararlanabilirler.

a) Mal ve Hizmet Satışı: Öğrenci toplulukları, Üniversitenin açık ve kapalı alanları içinde ücreti karşılığında kermes, dans, parti düzenleme, yiyecek ve içecek malzeme tanıtımı ve satışında bulunabilirler.

b) Yardım ve Bağış Kabulü: Öğrenci toplulukları, Üniversite içinde izin alınacak mekanlarda makbuz karşılığında yardım veya bağış toplayabilirler. Bu etkinlik sırasında el ilanları veya tanıtıcı broşürler dağıtabilirler. Bu tür etkinliklerde yardım toplayan topluluk kendisini tanıtmalı, bağışın hangi amaçla kabul edildiği belirtilmelidir. Bağış toplama sırasında hiç kimse zorlanmamalıdır.

c) Eşya Piyangosu, Hediye Çekilişi Düzenleme: Öğrenci topluluklarının düzenleyeceği etkinliklerin organizasyonu için öğrenci, akademik ve idari personelin katılabileceği eşya piyangosu veya hediye çekilişi düzenlenebilir. Kullanılan her türlü bilet, davetiye yada afiş de etkinliğin amacı, toplanan paranın topluluk adına Sağlık, Kültür ve Spor Dairesi Başkanlığı, Öğrenci Sosyal Hizmet Birimi bütçesine bağış olarak kaydedileceği ve hangi amaçla kullanılacağı belirtilmelidir. Bu etkinliklerde ödül olarak para, alkollü içki ve tütün ürünleri verilemez.

d) Biletli Etkinlik Düzenleme: Öğrenci toplulukları biletle katıla bilinecek konser, sinema, tiyatro gösterileri düzenleyebilirler. Bu etkinlik sürecinde bastırılan bilet veya davetiyelerin üzerinde etkinliği düzenleyen topluluğun adı, etkinliğin adı, zaman, yer ve etkinlik tarihi, etkinliğin ücreti ve bilet numarası, toplanan gelirin hangi amaç için kullanılacağı belirtilmelidir.

Öğrenci topluluklarının, gelir sağlayıcı bir etkinliği planlarken veya düzenlerken aşağıda sıralanan ilkelere göre hareket etmeleri gerekmektedir.

a) Mali kaynak oluşturucu etkinlik, topluluk akademik danışmanı île önceden tartışılacak değerlendirilmeli ve birlikte karar verilmelidir.

b) Her türlü mali kaynak oluşturucu etkinlik Sağlık, Kültür ve Spor Dairesi Başkanlığı, Kültür İşleri Müdürlüğü tarafından en az 15 gün önceden onaylanmalı ve işlemleri tamamlanmış olmalıdır.

c) Bir kişi veya küçük bir gruba yarar sağlamak amacıyla gelir getirici bir etkinlik düzenlenemez. Hacettepe Üniversitesi kamu yararına olan; eğitsel, sosyal, kültürel amaçlar taşıyan, topluluk üyelerinin ve Üniversitenin bütün öğrencilerinin, akademik ve idari kadrosunun yararını gözeten uygulamaları desteklemeyi prensip edinmiştir. Herhangi bir gelir getirici etkinlik, belli bir amacı gerçekleştirmeyi hedeflemeli ve o amacı gerçekleştirmek için gerekli ve yeterli olan paranın elde edilmesi amaçlanmalı, kar amacı güdülmemelidir.

d) Yapılacak etkinlikte gerçek veya tüzel kişilerce bir mal, mülk, oda, bina tefrişi veya hizmet bağışı söz konuşu ise bu bağışın kabulü için Sağlık, Kültür ve Spor Dairesi Başkanlığı, Kültür İşleri Müdürlüğüne bilgi verilerek Üniversite Yönetiminden izin alınması gerekmektedir.

e) Yardım ve bağış toplama, eşya piyangosu ve biletli sair etkinlikler Yardım Toplama Kanunu ve ilgili Yönetmelikte öngörülen usul ve esaslara göre gerçekleştirilir. Etkinliğin tüm işlemleri en az üç kişiden oluşan bir komisyon tarafından yürütülerek sonuçlandırılmalıdır. Makbuz-bilet kayıt defterinin düzenli olarak tutulması Komisyon sayman üyesinin sorumluluğundadır.

f) Etkinliğin türüne göre bağış, yardım, bilet ve sair satışlardan sağlanan gelirler Sağlık, Kültür ve Spor Dairesi Başkanlığı, Öğrenci Sosyal Hizmet Birimi bütçesi içinde öğrenci topluluğu adına açılacak bir alt hesaba yatırılarak bu hesaptan takip edilmelidir.

Topluluk Hesaplarının İşler Halde Tutulması:

Madde 32 - Her öğrenci topluluğunun muhasip üyesi, sahip olunan parayı öğrenci topluluğu adına Sağlık, Kültür ve Spor Dairesi Başkanlığı bütçesine yatırmak ve takip etmek zorundadır. Harcamaların belgeye dayalı olmasından, üyelik ücreti ve aidat makbuzları ile muhasebe defter kayıtlarının düzenli ve usulüne uygun olarak tutulmasından topluluk muhasibi sorumludur. Öğrenci topluluğunun kapatılması veya kayıt yenilememesi durumlarında topluluğu ait olan para, öğrenci topluluklarının hizmetine yönelik olarak kullanılmak üzere, Öğrenci Etkinlikleri Hesabına bağış olarak devredilir.

Üniversite Tarafından Mali Destek Verilebilecek Etkinlikler:

Madde 33 - Öğrenci toplulukları aracılığı ile düzenlenen etkinliklerde Sağlık, Kültür ve Spor Dairesi Başkanlığı bütçesinden mali destek talebinde bulunulabilecek harcama başlıkları aşağıda sıralanmıştır.

a) Afiş, el ilanı, poster ve form baskısı,

b) Reklam ve ilanlar,

c) Kırtasiye ve genel ofis malzemesi,

d) Işık ve ses düzeni kiralanması,

e) Programın, etkinliklerin gerçekleştirilmesinde özel öneme sahip olan her türlü araç gereç,

f) Ulaşım aracı kirası,

g) Profesyonel hizmet veren kişiler ve sanatçılara yapılan ödemeler,

h) Topluluk amaçları doğrultusunda çıkarılan ve eğitimsel bir yapısı olan her türlü eğitici ve öğretici yayın.

Üniversite Tarafından İzin Verilen Ancak Mali Destek Verilemeyecek Etkinlikler:

Madde 34 - Öğrenci toplulukları aracılığı ile düzenlenen etkinliklerde Üniversite bütçesinden mali destek verilemeyecek etkinlikler aşağıda gösterilmiştir.

a) Topluluk üyeleri için sürekli ulaşım ücreti,

b) Konferans katılımları,

c) Topluluk üyelerine yapılacak ödemeler,

d) Öğrenci toplulukları tarafından hazırlanan plaket, ödül belgesi, hediye olarak verilen materyal alımı,

e) Amacı tamamen mali kaynak yaratmak olan etkinlikler,

f) Yiyecek, içecek siparişleri ve ikramlar.

Mali Destek Talebinde Bulunma:

Madde 35 - Öğrenci topluluğu her dönemin ilk üç haftasında yapmak istediği etkinliklere ilişkin "Etkinlik Düzenleme Başvuru Programını" ve yapılacak etkinliklere ilişkin ayrıntılı bilgilerin bulunduğu, etkinliklerin açıklandığı ve talep edilen mali desteğin miktarının belirtildiği bir "Mali Destek Formu"nu Kültür İşleri Müdürlüğüne teslim eder. Dönemin en geç dördüncü haftasının sonuna kadar Kültür İşleri Müdürlüğü, talepleri Öğrenci Etkinlikleri Komisyonunda değerlendirerek desteklenecek öğrenci etkinliklerini ve mali destek miktarlarını ilan eder. Buna göre de, öğrenci toplulukları elde ettikleri mali kaynaklara göre etkinliği düzenleyip düzenlememeye karar verebilirler.

Mali Destek Formları Doldurma ve Başvuru:

Madde 36 - "Öğrenci Topluluğu Kayıt Formu" ve "Mali Destek İstek Formu" Kültür İşleri Müdürlüğünden veya Hacettepe Üniversitesi Web sayfasından elde edilebilir. Başvuru sırasında, başvuruda bulunan topluluk ve düzenlenmesi planlanan etkinlik hakkında tanımlayıcı bilgi verilmelidir. Bu bilgiler programın amacı, program için gerekli olan tüm maliyet, etkinlikten yararlanacak tahmini öğrenci sayısı, topluluğun daha önceki etkinliklerinden örnekler ve topluluğun bütçesini kapsamalıdır.

Acil Mali Destek Talebi:

Madde 37 - Öğrenci toplulukları dönem başında normal mali yardım için talepte bulunamadıkları durumlarda acil mali destek talebinde bulunabilirler. Acil mali destek talebinin nedenleri aşağıda sıralanmıştır.

a) Topluluğun yeni kurulmuş olması,

b) Topluluğun yararlanabileceği yeni bir olanağın ortaya çıkması.

Aşağıda sıralanan ve acil mali destek talebine gerekçe olamayacak durumlarda bu talep karşılanmaz.

a) Topluluğun uygun bir şekilde organize olamaması,

b) İlgili form ve dokümanların son başvuru tarihinden sonra teslim edilmesi,

c) Topluluk yönetiminin değişmesi,

d) Mali destek verme sürecine ilişkin bilgi sahibi olmama.

Bir öğrenci topluluğu yıl içerisinde ancak bir kez acil mali destekten yararlanabilir.

Etkinliklerin Uygulanmasındaki Kurallar:

Madde 38 - Her türlü öğrenci etkinliği Üniversitenin Eğitim, Öğretim ve Sınav Yönetmelikleri, Yükseköğretim Kurumları Öğrenci Disiplin Yönetmeliği ve yürürlükteki yasalara uygun olmalıdır. Etkinlikler öğrenci topluluklarının tüzüklerinde belirttikleri amaçlar ile tutarlı olmalıdır. Etkinlikler herhangi bir kişinin, küçük bir grubun yararına hayır işlemek veya maddi çıkar sağlamak amacıyla düzenlenemez.

GEÇİCİ MADDE l - Bu Yönergenin yürürlüğünden önce kurulmuş olan toplulukların "Öğrenci Topluluğu Kayıt Formu"nu doldurarak, bu Yönergenin yürürlük tarihini takip eden dönemin üçüncü haftasına kadar bir önceki döneme ait etkinlik raporu ve içinde bulunulan yıla ait etkinlik planı ile birlikte Kültür İşleri Müdürlüğüne teslim etmeleri gerekir.

Önceden kurulmuş toplulukların tüzüğünde değişiklik yapılmış ise yeni tüzük, değişiklik gerekçesi ile birlikte aynı süre içinde Kültür İşleri Müdürlüğüne verilmelidir.

Yürürlük:

Madde 39 - Bu Yönerge Hacettepe Üniversitesi Senatosunda kabul edildiği tarihte yürürlüğe girer.

Yürütme:

Madde 40 - Bu Yönetmelik hükümlerini Hacettepe Üniversitesi Rektörü yürütür.